Pelo sexto ano consecutivo, levantamento, focado na comunicação interna das empresas, mostrou que ajudar os líderes a se comunicarem melhor com suas equipes é o principal desafio dos departamentos de comunicação. Entre os vários desafios impostos para equipes de comunicação das empresas, mobilizar, treinar e engajar os líderes para que atuem como comunicadores e canal de diálogo com seus times é o mais citado em pesquisa feita pela Ação Integrada e Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje). Pelo menos 70% dos entrevistados citaram esse como desafio principal da área de comunicação interna das organizações.
O engajamento de líderes é um desafio maior para empresas com até 1 mil colaboradores e entre 1 mil e 5 mil funcionários. Por conta disso, o engajamento de líderes é apontado pelo levantamento como uma das tendências em comunicação interna em 2022. Ações como trabalhar continuamente o envolvimento da liderança para atuar como canal de diálogo e promover a habilidade dos gestores para a disseminação de conteúdo são apontadas como necessárias para uma comunicação efetiva dentro das empresas.
Na área de projetos, a habilidade de comunicar todas as etapas e processos para os membros da equipe é essencial, defende a gerente de projetos na área de Tecnologia, Paula Reis Oliveira. Ela comenta que a comunicação durante todo o processo de desenvolvimento do projeto é um dos principais desafios das equipes, juntamente com o detalhamento do escopo da proposta.
\”Quando a empresa adota uma metodologia para gerenciamento de projetos, todas as pessoas envolvidas devem ser informadas dos passos a serem dados e benefícios que esta metodologia pode trazer no decorrer do tempo, e que todo o comprometimento e dedicação em cada etapa trará benefícios futuros\”, explica.
Para a coordenação do escopo do projeto, que nada mais é que a definição e os limites do que deve ser desenvolvido dentro da proposta negociada com o cliente, a comunicação é o que vai definir o sucesso ou o fracasso da iniciativa. \”O gerenciamento do escopo é o ponto de partida para as demais áreas de conhecimento, onde a condução com precisão é a base de tudo o que deve ser realizado para a entrega de acordo com o que foi solicitado pelo cliente. Para isso, a comunicação precisa ser clara, pois faz a ligação entre todos os envolvidos, desde o mapeamento das necessidades, cronogramas, reportes, até a entrega do que foi solicitado\”, evidencia Paula.
Planejamento
O planejamento da comunicação de todos os processos previstos no gerenciamento de projetos segue a estrutura do que é definido nos planos de comunicação como um todo da empresa. \”É preciso identificar o público-alvo com suas características, preparar a mensagem a ser transmitida de forma objetiva ou detalhada dependendo da situação, identificar os meios disponíveis para transmitir a mensagem e sempre avaliar o impacto da comunicação realizada. A comunicação precisa ser desenvolvida e, com a prática, passar a ser uma das habilidades mais importantes no gerenciamento de projetos\”, ressalta a profissional, que tem 15 anos de experiência na área.
Técnicas podem ser usadas para evitar barreiras de comunicação na gestão de projetos
A gerente de projetos enfatiza que as empresas podem se apoiar em metodologias e melhores práticas de mercado para implementar os processos para o gerenciamento de suas propostas. Mas, não podem deixar de aperfeiçoá-los ao longo do tempo, medindo, sempre que possível, o seu nível de maturidade de forma a aprimorar o desenvolvimento da cultura de gestão dentro da organização, com o objetivo de melhoria contínua.
Para alcançar o sucesso na comunicação e, por consequência, no desenvolvimento dos projetos, seguem algumas técnicas que os gestores de projetos podem utilizar para melhorar o trabalho das equipes:
– Usar uma terminologia apropriada para cada receptor;
– Evitar ou explicar termos que podem causar dúvidas;
– Exemplificar situações para melhor entendimento;
– Detalhar as regras e todas as informações relevantes;
– Pedir feedback para assegurar que a informação foi compreendida da maneira correta;
– Repetir as informações de forma clara e direta, até o entendimento dos envolvidos.
Fonte: Portal Terra