Independentemente do seu segmento de atuação, é preciso ter em mente que existem dois regimes de apuração financeira: o regime de caixa e o de competência. Ambos os regimes possuem suas particularidades sendo complementares um ao outro.
Gerenciar um empreendimento no século XXI é um grande desafio. O mundo e a legislação sofrem constantes evoluções, portanto, é natural que existam sempre dúvidas sobre contabilidade e finanças. Principalmente questões relacionadas a registros de recebimentos ou pagamentos, gestão de contas a pagar ou receber, análises de entradas ou saídas e demais previsões.
O que é um Evento contábil?
Antes de nos aprofundarmos na diferença teórica e aplicação prática de cada regime, precisamos entender o que são e como funcionam os eventos contábeis.
Um evento ou fator contábil, como é mais formalmente conhecido pelos contadores, nada mais é que o nome dado às movimentações que influenciam o patrimônio e a vida de uma empresa. Esses eventos devem ser registrados pelo departamentos contábil e financeiro de uma empresa, sempre que existirem movimentações de entrada e saída. Como, por exemplo, o recebimento por uma venda e também pagamentos de salários.
Para que servem os regimes de caixa e competência?
O objetivo do regime de caixa e do regime de competência é, teoricamente, simples: identificar e contabilizar as diferentes formas de registro e lançamento dos eventos contábeis de um negócio.
O que é o Regime de Caixa?
O regime de caixa tem como objetivo adotar o reconhecimento e lançamento contábil das receitas e despesas na data em que acontecer o recebimento ou pagamento de determinada transação. Geralmente, as micro e pequenas empresas, especialmente as optantes pelo regime tributário do Simples Nacional e Lucro Presumido, iniciam suas atividades adotando o regime de caixa. Isso porque ele possibilita uma visão mais simplista de um negócio.
Vantagens do Regime de Caixa
Em primeiro lugar, é o mais simples de ser adotado. Além disso:
Analisa a real situação da empresa em relação ao fluxo de caixa do negócio;
Possibilita um maior controle da gestão financeira e fiscal;
Contribui para análise de liquidez de uma empresa;
Contribui para tomada de decisões de curto prazo.
Desvantagens do Regime de Caixa
Pouco foco no médio e longo prazos;
Complexidade do controle das receitas;
Necessidade de autocontrole e integração interna sobre as movimentações financeiras x contábil;
Pode prejudicar o resultado operacional, dificultando a elaboração de planejamentos;
Não é permitido para empresas enquadradas no Lucro Real e Arbitrado.
O que é Regime de Competência?
O regime de competência adota o reconhecimento e lançamento contábil das receitas, despesas e custos na data e no mês exato da existência de uma transação. De maneira geral, as transações e eventos são reconhecidos nos períodos nas quais ocorrem, independentemente de já terem sido recebidos ou pagos. É importante destacar que as empresas de médio e grande portes e empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Real devem obrigatoriamente reconhecer suas receitas, despesas ou custos conforme o regime de competência. Portanto, é natural vermos instituições financeiras, contabilidades e startups, por exemplo, adotando este princípio contábil.
Vantagens do Regime de Competência
Controle contábil é equivalente ao controle financeiro;
Controle de curto, médio e longo prazo;
Pode apontar a depreciação da empresa ao longo de um período;
Elaboração do DRE (Demonstração do Resultado do Exercício);
Permite planejar investimentos de maneira mais assertiva.
Desvantagens do Regime de Competência
Antecipação do pagamento de impostos, independente do recebimento sobre uma transação ou não;
Pode não trazer a real situação do caixa de uma empresa, pois no DRE pode existir receitas e despesas na qual ainda não foram feitos os pagamentos ou recebimentos;
Complexidade maior para fins de registro de eventos contábeis;
Os dados do regime de competência são puramente brutos. Os relatórios não auxiliam na gestão do negócio, pois apresentam números ocorridos por um fator gerador, e não necessariamente pela entrada e saída de caixa.
Qual regime devo escolher?
A resposta clássica para essa pergunta é: depende. De maneira geral, para fins contábeis, o regime de apuração de receitas e despesas, deveria ser sempre o de competência. Além disso, este modelo é considerado a opção oficial pela legislação do Imposto de Renda e para empresas cuja tributação ocorre pelo Lucro Real ou Lucro Arbitrado. O regime de caixa é uma opção para as empresas optantes pelo Simples Nacional e Lucro Presumido, especialmente aqueles cujas estruturas de negócio são extremamente simples.
Antes de tudo, para escolher o regime contábil que sua empresa irá adotar, é preciso estar atento às particularidades, legislações e momento do seu negócio. Além disso, é preciso ter em mente que cada regime proverá diferentes tipos de relatórios analíticos. O regime de competência, por exemplo, é essencial para elaboração do DRE e medição dos resultados da empresa, enquanto o de Caixa é essencial para elaboração do demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Se a sua estrutura de negócio é simples, com poucas movimentações financeiras, o regime de caixa é uma opção mais interessante. Entretanto, se sua empresa possui um processo operacional complexo, grandes quantidades de transações e movimentações financeiras, o regime de competência tende a ser o mais indicado.
É importante destacar que a opção pelo regime de Caixa ou Competência é válida para todo o exercício, ou seja, uma empresa poderá mudar de opção somente uma vez ao ano. Caso houver mudança de regime, é recomendado fazer a adoção em janeiro de cada ano, para que assim a empresa possua um ciclo completo no regime escolhido.
Para se ter uma visão completa de curto, médio e longo prazo do negócio, é interessante pensar na adoção dos conceitos de ambos os regimes (Caixa e Competência). Para que assim, seja possível ter uma perspectiva completa do negócio e, consequentemente, dispor de uma base sólida de informações e registros.
Fonte: Jornal Contábil